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冒険者の犬

結婚1年経過した事務職が書く日記ブログです。

議事録のテキトーな作り方

はじめに

 事務仕事の内、つまらない会議の議事録作成を好きな人はいないと思います。そんな議事録をいかにテキトーに作るかという備忘録です。汎用性はありません。

 

会議の重要性を考慮する

 建前として重要ではない会議など無いはずです。でも、実際にはむしろ本当に必要な会議を探せ!状態。そして稀な重要会議議事録をテキトーに作成するわけにはいきません。

  

参加メンバーを把握する

 参加者の中で一番偉い人、口数の多い人、少ない人、多いけど内容の薄い人、少ないけど重たい発言だらけの人など、参加メンバーの特性を把握しておきましょう。

 本当に大事な、議事録に残す発言をする人は精々極数人なので、会議の際にはその人達に注意しておけば、だいたい事足ります。

  

会議の席では一番偉い人と大事な事を言う人の発言に注意

 こればかりは慣れと割り切りと聞く能力ですが、ざーっと聞いて大事な発言だけ箇条書きにしておきましょう。できる人理論ぽくてすみません。

 

決議事項はちゃんと記録

 何かを決済する会議なら、承認なのか否認なのかを正確に記録しておけば、だいたいなんとかなります。

 

余談や批判めいた発言は一切スルーする

 大人の事情ここに極まれり。

 

議事録は社内フォーマットを守りつつ原則として当日中に作成する

 さっさと作って、自分の上司に見せてOK貰いましょう。後になればなるほど参加者の記憶が改竄されますので。

 

後からの修正を厭わない

 主に偉い人たちから

 「俺はこんなことは言ってない」

 「もうちょっと穏便な表現で」

 「やっぱりダメだなこれ。もう一回検討しよう」

 とか、そういう命令が出てきます。一切の思考を停止して命令どおりに修正しましょう。

 

やった!議事録ができたよ!当日の会議とはまるで違う記録になってる気もするけど、しょうがないね!

 

だいたいそんなかんじ